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- Requisition ID: req28319
- Job Title: Coordinateur de Terrain
- Sector: Operations
- Employment Category: Fixed Term
- Employment Type: Full-Time
- Open to Expatriates: No
- Location: Bujumbura, Burundi
Job Description
Cadre du travail
Le/la Coordinateur (trice) de Terrain est membre de l’équipe de direction de l’IRC Burundi. Il (elle) est supervisé (e) par le/la Directeur (trice) et est le principal représentant de l’IRC dans la région où il (elle) est basé (e). La position du Coordinateur de Terrain étant principalement opérationnelle, il (elle) est appelé (e) à consacrer environ 70% du temps sur les tâches opérationnelles et 30% sur les programmes. Cette position sera basée à Gitega, avec la supervision de toute la région.
Plus précisément, le/ la Coordinateur (trice) de terrain a comme attributions :
Représentation
- Se réunir régulièrement avec les autorités locales pour les informer des travaux de l'IRC et assurer le maintien de bonnes relations sur le lieu du travail;
- Représenter IRC dans les réunions de coordination et de sécurité;
- Etablir et maintenir des bonnes relations avec les agences des Nations Unies et d'autres ONG œuvrant dans la province ou IRC est basée;
- Assurer la visibilité d'IRC au niveau provincial.
Gestion des Ressources Humaines
- Veiller à ce que le Règlement du personnel est lu et respecte par tout le monde.
- Veiller à ce que la politique de signalement obligatoire et l'IRC Way soit parfaitement comprise et respectée par tout le personnel;
- Promouvoir de bonnes relations professionnelles entre les membres du personnel et résoudre des conflits potentiels qui peuvent
- S'assurer que tout le personnel sous sa supervision a un plan d'évaluation des performances mis à jour et que chacun est évalué au moins une fois par an
- Veiller à ce que le personnel national remplisse et soumette la fiche de présence mensuellement;
- Faire des recommandations en rapport avec l'augmentation des salaires et le régime disciplinaire, le cas échéant;
- Superviser tout le personnel opérationnel;
- Superviser le personnel du programme a la demande;
- Evaluer périodiquement l'état des effectifs du personnel et faire des recommandations au/ à la Directeur (trice) National(e) si nécessaire;
- Participer au processus de recrutement sur demandeVu que le/la Coordinateur (trice) de Terrain à l'autorité sur tout le personnel affecté au site, donner des directives, prendre des décisions et en assurer la mise en application
Administration et planification
- Gérer le site d'IRC, veiller à ce qu'il soit propre, bien organise et promouvoir un environnement de travail approprié pour le personnel;
- Gérer les maisons d'accueil de l'IRC et veiller à ce qu'elles soient propres, bien aménagées en vue de faciliter l'accueil aux visiteurs;
- Organiser l'accueil et/ou les visites du personnel de l'IRC en provenance de Bujumbura, d'autres provinces et d'autres pays ainsi que les visites de donateurs et autres sur demande;
- Procéder a des réunions hebdomadaires de planification et assurer la coordination de toutes les activités ainsi que le mouvement des véhicules;
- S'assurer que les politiques et les procédures de l'IRC sont suivis;
- Participer dans les réunions équipe de direction à Bujumbura ou en ligne.
Sécurité I Communication
- Assurer la sûreté et la sécurité du bureau, des résidences et des biens du bureau de terrain. Tout le personnel doit suivre les directives de securite emises par la/ le coordinateur/trice de terrain;
- Assurer la liaison avec les agences des Nations Unies afin de rester informé sur la situation sécuritaire;
- Veiller à la mise en œuvre des procédures normalisées d’informations de sécurité et en cas de problème de sécurité, rapporter à la Direction, le plus rapidement possible;
- Agir en tant que point focal sécurité sur le site;
- Assurer la sécurité et coordonner l’orientation à l’endroit du nouveau personnel et des visiteurs;
- Participer dans les réunions sur la sécurité à la province et mettre au courant le bureau de Bujumbura sur toute la situation sécuritaire;
- Coordonner le flux d’informations au sein du bureau du site et autres bureaux de l’IRC
Logistique
- Rassembler les plans d’approvisionnement mensuels et les consolider pour le site;
- Assurer le suivi des questions de logistique à la demande du personnel logistique basé à Bujumbura;
- S’assurer que le système d’achat est conforme aux exigences d’IRC et des donateurs;
- Assurer que les procédures d’entrepôt de l’IRC sont suivies et faites de manière appropriée;
- Suivre les entrepôts et un rapport au moins une fois le mois doit être produit;
- Assurer la gestion et la sécurité de tout le matériel de bureaux et des entrepôt;
- Gérer le pare de véhicule
Finances
1. Assurer le maintien de contrôles internes;
- Approuver les documents financiers dans les limites de ses attributions;
- Procéder périodiquement à une surprise de cash account au moins une fois le mois;
- Superviser des prévisions financières précises au niveau du bureau de terrain en vue de contribuer à un suivi précis des subventions.
2, Gestion des liquidités
- S'assurer que le site de terrain a des liquidites disponibles et que les procedures financieres sont strictemet observees et respectees
3. Politique et procédures financières.
- Gestion de Programmes;
- Restez au courant de toute les questions de programmation et servir de principal point de contact en matière de programmation sur le site;
- Visiter périodiquement les projets basés dans le site en vue de vérifier la mise en œuvre du projet et de s'assurer que les besoins logistiques du projet sont satisfaits;
- Assurer que les règles des bailleurs sont respectées (compliance) dans la mise en œuvre des projets;
- Faire un suivi des questions de programmation sur demande du personnel de programme base à Bujumbura;
- Faire des recommandations à l’endroit des coordinateurs techniques (basés à Bujumbura) et au/ à la Directeur (trice) Faire des recommandations à l'endroit des coordinateurs (bases à Bujumbura) et au (à la) Directeur (trice) Nationale, en cas de besoin, en vue d’améliorer la qualité du programme et sa mise en œuvre. (Changement avec l'instauration des coordinateurs sectoriels);
- Contribuer à l'élaboration des propositions, les rapports internes et rapports bailleurs et à la p planification stratégique sur demande;
- Suivre les dépenses budgétaires avec le personnel des opérations et des programmes pour garantir des projections de dépenses appropriées des achats en temps voulu et la mise en œuvre des activité;
- Assurer le suivi de la mise en œuvre des programmes au niveau du bureau de terrain, participer aux réunions PIM’s chaque mois, et, si nécessaire, attirer l’attention du (de la) Coordinateur (trice) sectoriel (le) ou le (la) Directeur (trice) National (e) des programmes, selon le cas.
Rapportage
- En collaboration avec les logisticiens basés sur terrain, produire mensuellement les rap- ports de la chaine d'approvisionnement;
- Partager le rapport mensuel de stock avec les équipes programmes.
- Effectuer toute autre tâche lui assignée par son superviseur.
Qualifications
- Diplôme Universitaire de préférence en Droit, Administration, Economie, Sciences Sociales et ou une expérience professionnelle équivalente dans les domaines similaires.
Experience professionnelle:
- Au moins cinq ans d'expérience professionnelle, une grande expérience avec les ONG en matière de gestion du personnel et des programmes ;
- Avoir un sens d'organisation et de la gestion du temps ;
- Excellente connaissance des logiciels Word, Excel et Outlouk;
- Faire preuve d'une grande capacité en communication et de travail tant en autonomie qu'en équipe,
- Faire preuve de tact et d'un sens aigu de discrétion ;
- Avoir une excellente connaissance du français tant parle qu'écrit. La connaissance de l'anglais serait un atout.
